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> 12) Sistema de verificación y control técnico.
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Sistema de verificación y control técnico. |
Actualmente, VALMESA cuenta con una red de
33 Delegaciones distribuidas en todo el ámbito nacional, al objeto de poder
cubrir con mayor eficacia el servicio que venimos prestando a nuestros clientes.
Cada una de las 33 Delegaciones y los 2 Centros de Control en Madrid y Alicante
cuenta con un número de supervisores que se puede comprobar en el punto
8) “Distribución de Delegaciones”, con una experiencia muy
superior, en todos los casos, a dos años en Control, habiendo pasado
previamente todos ellos por largos períodos de experiencia como tasadores
en el sector. La mayoría de ellos superan los cinco años como
supervisores en nuestra propia Sociedad.
Al sistema de Validación de los informes de tasación se le ha
denominado “ESCALA DE CALIDAD”. Esta escala consiste
en un sistema de peldaños establecido al objeto de evitar al máximo
las incidencias que habitualmente se pueden producir en la realización
de tasaciones en todo nuestro ámbito de actuación.
Esta escala está dividida en 4 escalones de control a los que denominamos
de la siguiente manera:
En cada una de las Delegaciones Provinciales con las que contamos en la actualidad,
así como en los dos Centros de Control Nacional, se reciben a diario
los diferentes avisos de nuestra clientela habitual.
Es conveniente que conozcamos, antes de profundizar en esta Escala, cómo
están constituidos los equipos técnicos tanto en las Delegaciones
como en las provincias en las que actuamos con colaboradores.
En cada Delegación contamos como mínimo con un Director Técnico
cuya función principal es supervisar los expedientes de valoración.
Dependiendo del volumen de trabajo de la delegación, contamos en ella
con otros supervisores, todos ellos con dedicación exclusiva y contrato
laboral.
A su vez, existe una completa red de Profesionales Técnicos Tasadores
que varían en cuanto a su número en función del volumen
de trabajo de cada Delegación. Con todos ellos se formaliza contrato
profesional mercantil, y tanto su cualificación como su dedicación
cumplen los requisitos establecidos por el Banco de España para el desempeño
de este tipo de actividad.
Estos profesionales acuden puntualmente a nuestras Delegaciones con el objeto
de intercambiar impresiones profesionales, o bien para entregar los trabajos
realizados. Siempre procuramos establecer una distribución geográfica
de los mismos con localizaciones diferenciadas, desde zonas céntricas
hasta puntos “problemáticos” de cada provincia a los que
por su situación lejana o complicada orografía resulta complicado
acudir desde las propias capitales de provincia.
En aquellas provincias en las que, de momento, no contamos con Delegación
propia, disponemos de colaboradores situados asimismo de forma estratégica
en función de la demanda de encargos provinente de las mismas. En estos
casos, nuestros colaboradores se limitan a realizar las tasaciones, transmitiendo
la información a aquella Delegación que le ha efectuado el encargo,
o bien, a las escalas de Control Nacional de Madrid y Alicante. Este sistema
es el habitualmente empleado por la mayor parte de las sociedades de tasación.
En el mismo instante en que se recibe un encargo de tasación por el equipo
administrativo, éste se adjudica al técnico que circunstancialmente
se considere más apropiado en función de su disponibilidad y características,
al objeto de conseguir la mayor rapidez en su ejecución. Si se trata
de tasaciones en localidades alejadas, se contacta con el técnico geográficamente
más indicado, con el fin de iniciar los trámites oportunos.
Como consecuencia de ello, al contar con una completa y estratégicamente
estructurada red de técnicos, en muchos casos se consigue realizar la
tasación en el mismo día que se nos ha encargado, siempre y cuando
se haya podido contactar con el solicitante, y recabar la documentación
oportuna.
Este primer peldaño podemos considerarlo como “control del propio
tasador".
El propio técnico, una
vez elaborado el expediente técnico de valoración, deberá
“verificar” el mismo. Es una escala básica de control que
incide sobre todo en el aspecto “formal” del informe (es el mismo
sistema informático quien avisa al técnico acerca de datos importantes
que faltan por introducir, determinadas incoherencias, etc.)
A su vez, el mismo módulo informático establece limitaciones de
elección al técnico en determinados momentos del proceso debido
a la asignación de unos determinados parámetros previos, por ejemplo,
al incorporar los estudios de mercado, deberán coincidir los parámetros
de calidad de zona (barrio) / ubicación / inmueble de estos con los del
bien a tasar.
En esta fase de la operativa nunca se podrá acceder al módulo de
impresión de expedientes. A este respecto, es conveniente mencionar que
los Tasadores en ningún caso pueden ordenar imprimir sus propias tasaciones,
siendo imprescindible por imperativo de nuestro programa informático que
las tasaciones que ellos realicen las tengan necesariamente que transmitir a alguna
de nuestras Delegaciones para su supervisión, siendo la propia Delegación
quien lista y monta el expediente.
Inmediatamente que la tasación ha sido confeccionada por el técnico,
éste la hace llegar vía INTERNET (o descarga en la propia delegación)
al Departamento de Supervisión Técnica de la Delegación
correspondiente a la ubicación geográfica del bien tasado (independientemente
de que ésta sea la misma Delegación origen del encargo, o no).
Este Departamento de Supervisión inicia los pasos habituales de control
y supervisión consistentes en una primera revisión del Expediente.
Si aparecen puntos que pudieran suscitar alguna duda o discrepancia, son contrastados
con el propio autor del informe.
Una vez que los criterios de ambos técnicos, tasador y supervisor, han
sido consensuados, y efectuadas si así se requiere, las modificaciones
resultantes, se procede con la validación del informe mediante una clave
personal de supervisión interna de la empresa (que todo supervisor y
director técnico de Valmesa posee).
En esta validación se evaluará la calidad del informe remitido
por el técnico mediante la cumplimentación de un formulario para
determinar la Conformidad / No Conformidad del trabajo del tasador.
Independientemente de todo lo expuesto, la resolución de los problemas
técnicos que pueda requerir el informe se resolverán en el menor
plazo de tiempo posible al objeto de cumplir los plazos pactados con el cliente.
Si a pesar de ello, existieran problemas irresolubles en ese momento, se procedería
a iniciar una Incidencia con aviso para el cliente con la finalidad de intentar
solventar los mismos y mantenerle puntualmente informado.
VALMESA ha establecido una escala de control superior para determinadas
tasaciones. Por ello, resulta imprescindible que antes de entregarse determinadas
tasaciones al cliente, deban contar con el control del Departamento de Supervisión
General, sin cuya validación no se puede acceder al módulo informático
de impresión o listado del informe.
Efectuadas las comprobaciones oportunas, el Supervisor da el visto bueno al
informe mediante su clave personal de validación correspondiente devolviéndose
de forma automática a la Delegación de origen para que haga seguir
el expediente al solicitante, cumpliendo así esta Escala de Control de
Supervisión Superior.
Del mismo modo que el tasador no puede imprimir directamente las tasaciones
cualquiera que sea su cuantía, los Supervisores de Delegación
tienen su propio nivel de facultades, de manera que el sistema informático
impide que pueda ser listada la tasación si no ha pasado el Control de
Supervisión Superior, en los casos que así fuera obligado.
En esta nueva validación se examinará la calidad del informe enviado
por el Supervisor de Delegación a través de le redacción
de un formulario que establecerá la Conformidad / No conformidad del
trabajo del Supervisor.
En VALMESA hemos establecido una Escala de Control de Calidad que se efectuará
con periodicidad semestral.
Este proceso consiste en la elección
de un muestreo aleatorio de un número determinado de expedientes procedentes
de las delegaciones en las que se implanta el sistema de calidad. Estos expedientes
pasarán una nueva revisión adicional tanto de su parte técnica
como formal.
Los resultados de este muestreo
podrán generar una serie de No Conformidades que serán tratadas
en el Grupo de Calidad y posteriormente adoptadas las medidas correctoras pertinentes
para su subsanación.
Consideramos
oportuno mencionar que el 100% de nuestras tasaciones son supervisadas de forma
personal en nuestras delegaciones, entendiendo como tal, el hecho de que todas
y cada una de las más de 74.000 tasaciones que realizamos anualmente
pasan por el control directo de alguno de nuestros supervisores dado que, a
nuestro entender, no existe sistema informático alguno que sea capaz
de apreciar individualmente si cada tasación ha sido realizada correctamente
y de acuerdo con los diferentes parámetros objetivos que deben intervenir
en la definición de un valor, siendo la apreciación personal en
cada caso la única que puede delimitar con seguridad la veracidad del
mismo
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